Office Manager (all genders) in Teilzeit (15-25h/Woche)

Permanent employee, Part-time · München

Über uns

Unsere Mission bei Avelios ist es, die führende Softwareplattform für die datengetriebene Digitalisierung von Krankenhäusern und der Patientenversorgung zu entwickeln. Zu diesem Zweck haben wir eine modulare Software-Plattform entwickelt, die Arbeitsabläufe in Krankenhäusern mit modernster Technologie auf benutzerfreundliche Weise digitalisiert und optimiert. Mit unserer Software versetzen wir Krankenhäuser, Ärzte und Pflegekräfte in die Lage, ihren Patienten die bestmögliche Versorgung zukommen zu lassen.

Das Team und deine Rolle

Als Office Manager (all genders) bist du Teil unseres People & Operations-Teams und sorgst mit deinem Organisationstalent und deiner positiven Ausstrahlung dafür, dass unser Team bestmöglich arbeiten kann und leistest so einen direkten Beitrag zu unserem gemeinsamen Erfolg.

Die Stelle ist ausgelegt für 15-25h/Woche. Die Arbeitszeiten liegen idealerweise in den Mittagsstunden.

Deine Aufgaben

Du bist Ansprechperson für unser Team und Besucher in allen Angelegenheiten rund um unser/e Büro/verwaltung
Du übernimmst verschiedenste Aufgaben im Office Management (z.B. Rechnungsmanagement, Inventarverwaltung und Bestellwesen)
Du gehst mit offenen Augen durch unser Büro und erkennst Möglichkeiten zur Verbesserung
Du sorgst dafür, dass unser Büro ordentlich und gepflegt ist und kümmerst dich auch um kleine Aufräumarbeiten
Du planst und organisierst Termine und Geschäftsreisen zu Konferenzen und Kongressen
Du unterstützt HR-Aktivitäten, z.B. die Organisation des Onboardings

Deine Qualifikationen

Erste Erfahrung als Office Manager:in, Assistenz oder in einer vergleichbaren Position
Sehr gut organisiert, zuverlässig und multitaskingfähig
Teamplayer mit positiver Einstellung, Geduld und Verlässlichkeit
Leidenschaft dafür, durch kontinuierliche operative Unterstützung ein insgesamt positives Arbeitserlebnis zu schaffen
Wunsch, in einem Startup zu arbeiten, und wohlfühlend in einem dynamischen Umfeld
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
Sehr gute Kenntnisse in MS Office

Deine Benefits

Ein flexibles sowie ergebnisorientiertes Arbeitsumfeld und Vertrauensarbeitszeit 
Abwechslungsreiche Aufgaben und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen
Eine internationale, informelle Teamstruktur in einer motivierenden Startup-Atmosphäre, die es ermöglicht, direkt am Wachstum unserer Kunden und dem Gesamterfolg von Avelios teilzuhaben
Möglichkeit, wertvolle praktische Erfahrungen in einem Startup zu sammeln, das von führenden internationalen VCs unterstützt wird
Eine attraktive Vergütung und virtuelle Unternehmensanteile
Einen monatlichen Essenszuschuss von bis zu 75 Euro, die Kostenübernahme für das Deutschlandticket und weitere Benefits wie die Mitgliedschaft im UrbanSportsClub, ein Fahrradleasingprogramm und Corporate Benefits

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The Team and Role

Our mission at Avelios is to build the leading software platform for the data-driven digitization of hospitals and patient care. To do so, we have built a modular software platform that digitizes and optimizes workflows in hospitals with cutting-edge technology in a user-friendly way. With our software, we enable hospitals and doctors to provide their patients with the best possible care.

To continue to shape the future of healthcare, we are looking for an Office Manager as the person in charge for our office in the heart of Munich, and central contact person for employees and all company-wide administrative processes to help us continuously grow as a team.

Your Responsibilities

Be the contact and go-to person for our team and visitors as well as our landlord
Take full ownership of any office management tasks (invoice management, inventory management, order management, etc.)
Walk through our office with an open eye to spot opportunities to improve processes that will scale with the office as we grow and make sure everything is in the right place
You ensure that our office is tidy and well maintained, and you also take care of small cleaning tasks
Plan and organize appointments and business trips to conferences/congresses
Support Human Resources activities, like organizing the onboarding

Your Qualifications

First experience as an office manager, assistant or equivalent
Highly organized, dependable, and a multitasker
Team player that convinces everybody with a positive attitude, patience and reliability
A passion for managing an overall positive workplace experience through ongoing operational support
Desire to work in a startup and comfortable to work in a fast-paced environment
Great written and verbal communication skills in both German and English
Proficiency in MS Office, and familiarity with Slack is a plus

Your Benefits

A flexible as well as results-oriented working environment and trust-based working hours  
A variety in your tasks and the opportunity to take ownership
An international, informal team structure in a motivating start-up atmosphere, allowing you to participate directly in our customer growth story and the overall success of Avelios
Ability to gain valuable hands-on experience in a startup backed by top European VCs
Attractive salary and virtual company shares
A monthly meal allowance up to 75 euros, the cost coverage of the Germany ticket (Deutschlandticket), and other additional benefits, such as UrbanSportsClub membership, a bike leasing program and corporate benefits

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Your application!

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